Kode Administrasi Surat Menyurat

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

• Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
• Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
• Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyuratdimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :

• Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
• Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal
• Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal
• Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

 .
NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.

.

KODE SURAT

1.      Kode surat terdiri dari :

a.	Surat Keputusan	= SKep
b.	Surat Keterangan	= SKet
c.	Surat Edaran	= SEd
d.	Surat Tugas	= ST
e.	Surat Kuasa	= SK
f.	Surat Peringatan	= SP
g.	Surat Ijin Kegiatan	= SIK
h.	Surat Perjanjian	= SPn
i.	Surat Undangan	= Und
j.	Memorandum	= Mem
k.	Nota Dinas	= Nd
l.	Pengumuman	= Peng
m.	Surat Ketetapan	= STap
n.	Surat Perintah	= SPer
o.	Surat Lain – lain	= L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a.	Konferensi Zona	= KZ
b.	Seminar Umum	= SU
c.	Seminar Teknologi	= ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

•  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.
• Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.
• Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

• Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.
• Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
• Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

• Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.
• Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
• Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
• Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000	UMUM
001	Lambang
002	Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
003	Hari Raya/Besar
004	Ucapan
005	Undangan
020	PERALATAN
040	PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042	Dokumentasi
045	Kearsipan
060	ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090	PERJALANAN DINAS
230	ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232	Persatuan Guru Republik Indonesia
236	Korps Pegawai Republik Indonesia
239	Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240	ORGANISASI PEMUDA
410	PEMBANGUNAN DESA
411	Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14	Pungutan
.2	Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32	Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33	Pusat Latihan
.34	Kursus-Kursus
.35	Kurikulum / Sylabus
.36	Ketrampilan
.37	Pramuka
.4	Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25	Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3	Koperasi Desa
.32	Koperasi Usaha Desa
420	PENDIDIKAN
.1	Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
421	Sekolah
.1	Pra Sekolah
.2	Sekolah Dasar
.3	Sekolah Menengah
.4	Sekolah Tinggi
.5	Sekolah Kejuruan
.6	Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7	Kegiatan Pelajar
.71	Reuni Darmawisata
.72	Pelajar Teladan
.73	Resimen Mahasiswa
.8	Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9	PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422	Administrasi Sekolah
.1	Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
.2	Tahun Pelajaran
.3	Hari Libur
.4	Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5	Beasiswa
423	Metode Belajar
.1	Kuliah
.2	Ceramah, Simposium
.3	Diskusi
.4	Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5	Kurikulum
.6	Karya Tulis
.7	Ujian
424	Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
	Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425	Sarana Pendidikan
.1	Gedung
.11	Gedung Sekolah
.12	Kampus
.13	Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2	Buku
.3	Perlengkapan Sekolah
426	Keolahragaan
.1	Cabang Olah Raga
.2	Sarana
.21	Gedung Olah Raga
.22	Stadion
.23	Lapangan
.24	Kolam renang
.3	Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,
.4	KONI
427	Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
	Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428	Kepramukaan
429	Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430	KEBUDAYAAN
431	Kesenian
.1	Cabang Kesenian
.2	Sarana
.21	Gedung Kesenian
432	Kepurbakalaan
433	Sejarah
434	Bahasa
435	Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440	KESEHATAN
441	Pembinaan Kesehatan
442	Obat-obatan
443	Penyakit Menular
444	Gizi
445	Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik
446	Tenaga Medis
448	Pengobatan Tadisional
450	AGAMA
451	Islam
.1	Peribadatan
.11	Sholat
.12	Zakat Fitrah
.13	Puasa
.14	MTQ
.2	Rumah Ibadah
.3	Tokoh Agama
.4	Pendidikan
.41	Tinggi
42	Menengah
.43	Dasar
.44	Pondok Pesantren
.45	Gedung Sekolah
.46	Tenaga Pengajar
.47	Buku
.48	Dakwah
.49	Organisasi / Lembaga Pendidikan
.5	Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
.6	Peradilan
.7	Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
.8	Mazhab
456	Urusan Haji
.1	ONH
.2	Manasik
560	TENAGA KERJA
.1	Pengangguran
561	Upah
562	Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563	Latihan Kerja
564	Tenaga Kerja
800	KEPEGAWAIAN
810	PENGADAAN
820	MUTASI
822	Kenaikan Gaji Berkala
823	Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824	Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825	Datasering dan Penempatan Kembali
826	Penunjukan Tugas Belajar
828	Mutasi Dengan Instansi Lain
830	KEDUDUKAN
	Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/ Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat
831	Perhitungan Masa Kerja
832	Penyesuaian Pangkat / Gaji
833	Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834	Jenjang Pangkat / Eselonering
840	KESEJAHTERAAN PEGAWAI
	Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah, Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.
841	Tunjangan
.1	Jabatan
.2	Kehormatan
.3	Kematian/Uang Duka
.4	Tunjangan Hari Raya
.5	Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6	Keluarga
.7	Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842	Dana
.1	Taspen
.2	Kesehatan
. 3	Asuransi
843	Perawatan Kesehatan
844	istribusi
845	Perumahan/Tanah
846	Bantuan Sosial
850	CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
	Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860	PENILAIAN
861	Penghargaan
.1	Bintang/Satyalencana
.2	Kenaikan Pangkat Anumerta
.3	Kenaikan Gaji Istimewa
.4	Hadiah Berupa Uang
.5	Pegawai Teladan
862	Hukuman
863	Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864	Ujian Dinas
865	Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
	Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870	TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871	Formasi
872	Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873	Registrasi
.1	NIP
.2	KARPEG
.3	Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4	Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874	Daftar Riwayat Pekerjaan
875	Kewenangan Mutasi Pegawai
876	Penggajian
.1	SKPP
877	Sumpah/Janji
878	Korps Pegawai
880	PEMBERHENTIAN PEGAWAI
	Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
	Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
	Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881	Permintaan Sendiri
882	Dengan Hak Pensiun
883	Karena Meninggal
884	Alasan Lain
885	Uang Pesangon
886	Uang Tunggu
887	Untuk Sementara Waktu
888	Tidak Dengan Hormat
890	PENDIDIKAN PEGAWAI
	Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri, Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan
891	Perencanaan
892	Pendidikan _Egular / Kader
893	Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894	Pendidikan Luar Negeri
895	Metode
896	Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897	Administrasi Pendidikan
898	Fasilitas Belajar
899	Sarana
900	KEUANGAN
910	ANGGARAN
920	OTORISASI / SKO
930	VERIFIKASI
940	PEMBUKUAN
950	PERBENDAHARAAN
960	PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961	Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970	PENDAPATAN
990	BENDAHARAWAN

Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. .

Terimakasih untuk kunjungannya.